Десетте най-важни причини, поради които кандидатурите за Мечинг Грант се задържат

От Дъглас В. Винсент и екипа на Фондация Ротари, за РОТИ Института

1. Ротарианците не комуникират помежду си или пък има твърде много контакти по първичните проекти. Членовете се свързват с екипа на Фондация Ротари по-често отколкото един с друг. За екипа не е необичайно да получава ежедневно по 5 позвънявания, за да питат дали другият участващ клуб или дистрикт е попълнил формулярите си. Често в рамките на един ден има по няколко обаждания с искане на информация за един и същи проект. Би било добре ако тези, които осъществяват първични контакти комуникират повече помежду си и предават актуалната информация на всички заинтересовани страни. Това ще намали телефонните обаждания, като позволи на екипа на Фондацията да обработва по-ефективно кандидатурите за финансиране.
2. Всички проекти са еднакво важни, но твърде често ротарианците изискват техните кандидатури да бъдат с най-висш приоритет. Ротарианците често молят екипа да “даде начална скорост” на тяхната кандидатура. Разбира се, всяка кандидатура е важна, а когато екипът бива помолен да ускори процеса за едно предложение, това означава същият този процес да бъде забавен за всички други проекти. Исканията за ускоряване са станали обичайни (около 3-5 дневно) и камарата от “моля, побързайте” става все по-голяма от купчината с “нормални” проекти.
3. Неточна информация за предявителя или превода. След като плащането е извършено, спонсорите често информират екипа за грешка в информацията за извършване на плащането, която те са изпратили. Това може да причини и загубата на безкрайни часове за проследяване на платежното искане, след което то да се анулира и да се изпрати коригираната информация за правилно извършване на плащането.
4. В бюджета на проекта са включени неподходящи разходи. Спонсорите трябва първо да прочетат инструкциите, преди да изпратят заявлението си. Бюджетите на проектите често включват неподходящи разходи като административни разходи, международни командировки, заплати или строеж на сгради. Закъснения се появяват, защото екипът на Ротари Интернешънъл трябва да разпраща писма, с които да напомня на клубовете за критериите и да изисква ревизиране на бюджетите.
5. Не се използва официалният обменен курс на Ротари Интернешънъл. По-добре е бюджетът да се остави в местна валута и да се остави екипът да определи еквивалента в USD. Екипът предпочита да получава проектите в местна валута. Когато кандидатурата се прегледа, към нея се прилага официалният обменен курс на Ротари Интернешънъл. Ако клубовете използват техен курс, всички цифри в приложението могат да се окажат погрешни.
6. Не се предоставят проформа фактури или ценови листи. По някакви причини много кандидати не изпращат изискваните проформа фактури или ценови листи за всички артикули на обща стойност 500 USD или повече. Екипът трябва специално да им пише, за да получи тези документи.
7. Ротарианците не винаги четат изпратената им информация. Публикациите на Ротари и формулярите за кандидатстване съдържат специфични напътствия и инструкции, обаче много ротарианци изглежда не ги четат, не ги спазват както трябва или изобщо не ги спазват.
8. Не са събрани всички необходими подписи в подкрепа на кандидатурите. Дистрикт говерньорите и/или Клубните президенти трябва да подпишат съответните формуляри на вярното място, както е според изискванията.
9. При осъществяване на контакти не се използват номерата, дадени на кандидатурите. При повече от 3 000 обработвани по всяко време кандидатури и над 70 % увеличаване на кандидатурите, много е важно да се използва добра система за проследяване. Без указване на входящия номер, обаждането за получаване на информация за кандидатурата може да се окаже свързано със загуба на много време, докато се открие търсената.
10. Спонсорите изпращат контрибуциите си ПРЕДИ одобряване на дарението. Трудно е да се разбере защо парите се отпускат преди започване на проекта. Това предизвиква много сложни и времеядни административни затруднения. Екипът изразходва безброй часове като се опитва да открие средства, изпратени няколко месеца предварително без одобрение или номер на проект. За да се избегнат неправилната употреба на средствата и ненужните счетоводни забавяния, моля не изпращайте пари преди надзорниците да одобрят кандидатурата.

Със съгласието на РОТИ Институт

| Home | Проекти |